Wat u moet bewaren en hoe lang

De hoofdregel is zeven jaar. Dat geldt voor uw grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie. De termijn begint te lopen na afloop van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben.

Voor gegevens over onroerend goed geldt tien jaar, vanwege de herzieningstermijn van de btw. Gebruikt u de One Stop Shop voor verkopen aan particulieren in de EU, dan geldt daar ook tien jaar voor.

U mag alles digitaal bewaren en de papieren originelen weggooien, mits de conversie juist en volledig is en het digitale bestand gedurende de hele bewaartermijn leesbaar blijft. Een foto van een bon in Exact Online voldoet daaraan; een map met scans op een externe schijf die u over vijf jaar niet meer kunt aansluiten niet.

Eén uitzondering die mensen verrast: de balans en de staat van baten en lasten moet u in de oorspronkelijke vorm bewaren.

Zelden bij de termijn, bijna altijd bij de inhoud. Een pinbon van een tankstation zonder kenteken of zonder btw-specificatie is geen factuur, en de btw erop is niet aftrekbaar. Datzelfde geldt voor een bonnetje van een groothandel op naam van iemand anders.

Ook vaak fout: de zakelijke lunch. Een bon zonder wie erbij was en waarover het ging is bij een controle een privé-uitgave. Een regel erbij op de bon is genoeg.

En dan de factuureisen zelf. Een factuur boven € 100 moet uw naam en adres dragen, de naam en het adres van uw leverancier, diens btw-nummer, een factuurdatum, een uniek nummer, een omschrijving van wat er geleverd is, en het btw-bedrag apart. Ontbreekt daar iets aan, dan is de btw formeel niet aftrekbaar. In de praktijk is een inspecteur redelijk bij een klein gebrek en niet bij een bon die alleen een totaalbedrag noemt.

Alles wat via ons loopt bewaren we tien jaar, ook waar zeven zou volstaan. Stapt u over naar een ander kantoor, dan krijgt u een volledige export mee; dat is uw administratie en niet de onze.

Wat wij niet bewaren zijn de stukken die nooit bij ons zijn geweest. Uw contracten, uw offertes, uw urenregistratie en uw correspondentie met klanten vallen ook onder de bewaarplicht, en die staan bij u. Bij een boekenonderzoek vraagt de inspecteur daar wel degelijk naar, en “dat heeft mijn accountant” is dan geen antwoord.

Bijgewerkt voor het belastingjaar 2026. De bewaartermijnen zelf zijn al jaren stabiel, de eisen aan digitale opslag verschuiven wel.