Boekhouder voor uw webshop

Waarom een webshop anders boekhoudt

Bij een gewoon bedrijf is een verkoop één factuur aan één klant. Bij een webshop bestaat diezelfde verkoop uit een order, daarna een betaling via een payment service provider, dan een uitbetaling die dagen later binnenkomt met de kosten er al af, en bij een marktplaats ook nog commissie en retouren.

Wie dat op de uitbetaling boekt, en dat is de standaardinstelling van veel koppelingen, ziet zijn omzet en zijn platformkosten door elkaar lopen. De omzet is dan te laag, de kosten zijn onzichtbaar, en de marge per maand klopt nooit. Bij overstappende webshops treffen we die fout veruit het vaakst aan.

Wij richten de koppeling zo in dat er bruto geboekt wordt: omzet op omzet, platformkosten op kosten, en de uitbetaling als afwikkeling van een tussenrekening. Die tussenrekening moet elke maand op nul uitkomen en dat is meteen uw controle dat er niets is weggevallen.

Btw over de grens

Verkoopt u aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt een drempel van € 10.000 per jaar, opgeteld over alle landen samen. Daaronder rekent u gewoon Nederlandse btw. Daarboven rekent u het tarief van het land van uw klant.

U hoeft zich daarvoor niet in elk land te registreren. Via de Unieregeling van de One Stop Shop doet u één aangifte per kwartaal bij de Nederlandse Belastingdienst. Aanmelden moet vóór het kwartaal waarin u de regeling wilt toepassen, en dat is het punt waarop het vaak misgaat.

De drempel wordt namelijk halverwege het jaar gepasseerd zonder dat iemand het merkt, en dan zit u een kwartaal of twee te laat. Corrigeren kan, en het kost een veelvoud van vooraf opletten. Wij zetten er een signalering op zodra uw EU-omzet boven € 7.000 komt, zodat er tijd is om het netjes te doen.

Levert u aan bedrijven binnen de EU, dan verlegt u de btw en geeft u de levering ook op in de Opgaaf ICP. Die twee moeten aansluiten op uw btw-aangifte; doen ze dat niet, dan volgt vrijwel altijd een brief.

Voorraad en marge

Voorraad waarderen we tegen inkoopprijs, en bij een shop met honderden artikelen doen we dat op basis van uw eigen voorraadadministratie in plaats van een telling.

Wijkt de telling aan het eind van het jaar af, dan boeken we het verschil als voorraadverschil en gaan we na waar het vandaan komt. Bij een webshop is dat meestal een van drie dingen: retouren die nooit zijn teruggeboekt, breuk die niet is afgeboekt, of een artikel dat onder twee nummers in het systeem staat.

Wat u daarna terugkrijgt is een marge per maand die klopt, en dat is het enige getal waar u een webshop op kunt sturen. Omzet zegt bij een shop met wisselende inkoopprijzen en oplopende advertentiekosten opvallend weinig.